Terminplanung mit Excel: Vorlage und wann sie nicht mehr reicht

Viele Betriebe planen ihre Termine in Excel, und das ist keine schlechte Wahl. Excel kostet nichts extra, alle kennen es, und eine Tabelle ist schneller angelegt als jedes Programm eingerichtet. Für einen Betrieb mit einer oder zwei Personen und überschaubar vielen Terminen reicht das oft jahrelang.

Dieser Artikel gibt Ihnen eine Vorlage, zeigt, wie Sie sie aufbauen, damit sie im Alltag hält, und nennt ehrlich die Punkte, an denen eine Tabelle an ihre Grenzen kommt.

Die Vorlage zum Herunterladen

Die Vorlage ist eine CSV-Datei mit Semikolon als Trennzeichen. Sie öffnet sich mit Doppelklick in Excel, LibreOffice oder Numbers. Fünf Beispielzeilen zeigen, wie die Spalten gemeint sind. Löschen Sie sie, wenn Sie loslegen.

Terminplaner-Vorlage herunterladen (CSV, für Excel)

Speichern Sie die Datei nach dem ersten Öffnen einmal als Excel-Arbeitsmappe (.xlsx). Dann bleiben Formatierungen, Filter und farbige Markierungen erhalten.

So bauen Sie die Tabelle auf

Der häufigste Fehler ist eine Tabelle, die wie ein Wandkalender aussieht: Tage als Spalten, Uhrzeiten als Zeilen, Namen in die Kästchen. Das sieht übersichtlich aus, lässt sich aber weder filtern noch sortieren noch auswerten. Besser ist eine Liste: eine Zeile pro Termin.

• Datum und Uhrzeit in getrennten Spalten, damit Sie nach Tag filtern und nach Uhrzeit sortieren können.
• Ende statt nur Dauer. Dann sehen Sie Überschneidungen direkt.
• Leistung immer gleich geschrieben, am besten über eine Auswahlliste (Daten → Datenüberprüfung → Liste).
• Mitarbeiter ebenfalls als Auswahlliste. Sonst steht da einmal „Tom“ und einmal „Thomas“.
• Kunde, Telefon, E-Mail, damit Sie bei einer Verschiebung nicht erst suchen müssen.
• Notiz für alles andere: Lagerplatz, Wünsche, „kommt mit Hund“.

Die Tagesansicht per Filter

Wandeln Sie die Liste in eine Tabelle um (Strg + T). Dann filtern Sie mit zwei Klicks auf heute und eine Person und sortieren nach Uhrzeit. Das ist Ihr Tagesplan, ohne dass Sie etwas doppelt pflegen.

Überschneidungen sichtbar machen

Eine bedingte Formatierung färbt Termine rot, die sich bei derselben Person überschneiden. Die Formel dafür ist etwas länger, lohnt sich aber, sobald mehr als eine Person in der Tabelle plant.

Fünf Regeln, damit die Tabelle hält

• Eine Datei, ein Ort. Die Tabelle liegt an einer Stelle, nicht als Kopie auf jedem Rechner.
• Eine Person trägt ein, oder alle nach denselben Regeln. Sonst entstehen Schreibweisen, die kein Filter mehr findet.
• Absagen nicht löschen. Markieren Sie sie in der Notiz. So sehen Sie später, wer wie oft absagt.
• Wöchentlich sichern. Eine überschriebene Datei ist der häufigste Datenverlust in kleinen Betrieben.
• Kundendaten schützen. Die Tabelle enthält Namen und Telefonnummern. Sie gehört nicht ungeschützt auf einen USB-Stick oder in eine private Cloud.

Wann Excel nicht mehr reicht

Excel scheitert selten an der Menge der Termine. Es scheitert an Situationen, für die eine Tabelle nicht gebaut ist. Wenn Sie zwei oder mehr dieser Punkte wiedererkennen, kostet die Tabelle Sie wahrscheinlich mehr Zeit, als sie spart.

• Mehrere Personen tragen gleichzeitig ein. Zwei Leute öffnen die Datei, beide vergeben denselben Platz. Geteilte Online-Tabellen mildern das, lösen es aber nicht, weil niemand gewarnt wird.
• Sie telefonieren für jeden Termin. Excel kann keine Buchungsseite anbieten. Jeder Termin ist ein Anruf oder eine Nachricht, die jemand abtippen muss.
• Kunden erscheinen nicht. Eine Tabelle erinnert niemanden. Wer Erinnerungen von Hand schickt, hört nach drei Wochen damit auf.
• Raum oder Gerät ist der Engpass. Wenn die Hebebühne oder die Behandlungskabine knapp ist, müssen Sie Überschneidungen über zwei Dimensionen prüfen: Person und Platz. Das bildet eine Tabelle nur mit viel Formelarbeit ab.
• Unterwegs fehlt der Überblick. Die Datei liegt im Büro, Sie stehen beim Kunden oder in der Halle.

Die Tabelle ist nicht das Problem. Das Problem ist alles drumherum: Anrufe, Doppelbelegungen, vergessene Erinnerungen. Genau das nimmt ein Buchungssystem ab.

Der Umstieg, ohne von vorn anzufangen

Wer umsteigt, fürchtet vor allem, alle Kunden und Termine neu eintippen zu müssen. Das ist nicht nötig. Die Vorlage oben hat absichtlich dieselben Spalten, die der Termin-Import von ServiceTerminPro erwartet. Ihre Tabelle lässt sich also direkt übernehmen: Datei hochladen, Spalten bestätigen, fertig. Die Leistungen müssen dafür so heißen wie im System angelegt.

Kundenlisten übernehmen Sie genauso, auch aus Outlook oder einem anderen Programm. Danach bucht Ihre Kundschaft selbst, bekommt eine Erinnerung per E-Mail oder SMS, und der Kalender ist auf jedem Handy aktuell. Wie die Einführung im Betrieb gelingt, steht im Artikel Online-Terminbuchung einführen. Was die Anbieter kosten, zeigt der Anbietervergleich.