Reifenwechsel-Saison planen: so bleibt die Werkstatt steuerbar

Jede Werkstatt kennt das Muster. Im Oktober kommt der erste Frost im Wetterbericht, und am nächsten Morgen klingelt das Telefon ohne Pause. Alle wollen jetzt Winterreifen, am besten diese Woche, am liebsten am Samstag. Im Frühjahr wiederholt sich das in umgekehrter Richtung.

Die Hebebühnen sind dabei selten das eigentliche Problem. Das Problem ist, dass die Nachfrage sich auf wenige Tage zusammenschiebt, während in den Wochen davor Lücken im Kalender standen. Diese Anleitung zeigt, wie Sie die Saison planen, bevor sie Sie plant.

Warum die Saison jedes Jahr eskaliert

In Deutschland gibt es keine feste Winterreifenpflicht nach Datum, sondern eine situative: Bei Glätte, Schnee oder Eis müssen Winterreifen drauf sein. Die bekannte Faustregel „von O bis O“, also Oktober bis Ostern, ist eine Empfehlung, kein Gesetz. Deshalb entscheidet nicht der Kalender über den Andrang, sondern das Wetter.

Seit Oktober 2024 gelten außerdem nur noch Reifen mit dem Alpine-Symbol, dem Bergpiktogramm mit Schneeflocke, als Winterreifen. Reine M+S-Reifen ohne dieses Symbol reichen nicht mehr. Das schiebt zusätzlich Kundschaft in die Werkstatt, die bisher mit älteren Reifen gefahren ist.

Der erste Wintereinbruch erzeugt keine neue Nachfrage. Er holt nur die Nachfrage der nächsten sechs Wochen in drei Tage. Wer vorher Termine vergibt, glättet die Spitze.

Schritt 1: Die echte Kapazität ausrechnen

Bevor Sie Termine verteilen, brauchen Sie eine ehrliche Zahl: Wie viele Radwechsel schafft Ihre Halle an einem Tag, ohne dass Reparaturen liegen bleiben?

• Hebebühnen, nicht Mitarbeiter, sind der Engpass. Zwei Mechaniker an einer Bühne wechseln nicht doppelt so schnell. Zählen Sie die Bühnen, die Sie in der Saison wirklich für Räder freigeben.
• Reparaturen laufen weiter. Wenn Sie eine von drei Bühnen für laufende Aufträge brauchen, rechnen Sie mit zwei.
• Die Dauer inklusive Übergabe. Nicht die reine Schraubzeit, sondern vom Hereinfahren bis zur Schlüsselübergabe.

Vergleichen Sie diese Zahl mit dem Vorjahr. Wenn Sie letzte Saison 700 Wechsel gemacht haben, reicht die Kapazität gut aus. Sie war nur falsch verteilt: Wenn sich die Hälfte davon auf eine Woche gedrängt hat, waren das 350 Wechsel bei 160 Plätzen.

Schritt 2: Nachfrage verteilen statt stapeln

Die Kunden, die im Oktober anrufen, könnten auch Ende September kommen. Sie tun es nur nicht, weil niemand sie daran erinnert. Drei Hebel verschieben Nachfrage nach vorn:

Früh öffnen und es sagen

Geben Sie die Termine der Saison drei bis vier Wochen vor dem üblichen Beginn frei und sagen Sie es Ihren Stammkunden: per E-Mail, auf dem Rechnungsbeleg vom letzten Wechsel, auf einem Aufsteller an der Kasse. Wer früh bucht, hat die freie Wahl. Das ist das stärkste Argument, das Sie haben.

Einlagerungskunden zuerst

Wer seine Räder bei Ihnen einlagert, kommt garantiert. Diese Kundschaft können Sie planen wie niemanden sonst. Schreiben Sie sie zuerst an und füllen Sie damit die frühen Wochen.

Randzeiten bewusst anbieten

Der Samstagvormittag ist immer voll. Der Dienstag um 7:30 Uhr selten. Wer seine Randzeiten sichtbar macht, statt sie nur auf Nachfrage zu nennen, verschiebt einen Teil der Spitze dorthin, wo noch Platz ist.

Schritt 3: Dauern, die zur Halle passen

Nicht jeder Radwechsel dauert gleich lang. Ein Umstecken kompletter Räder ist etwas anderes als ein Umziehen der Reifen auf die Felge mit Auswuchten. Legen Sie dafür getrennte Leistungen an, sonst stimmt der Tagesplan nicht.

• Räder umstecken: komplette Räder, nur montieren. Die kürzeste Leistung und die, die sich am besten online buchen lässt.
• Reifen umziehen und auswuchten: deutlich länger, braucht die Montiermaschine. Eigene Leistung mit eigener Dauer.
• Neue Reifen: setzt voraus, dass die Reifen da sind. Besser als Anfrage oder nach Rücksprache, nicht frei buchbar.

Auch die Person macht einen Unterschied. Der Meister steckt die Räder in 20 Minuten um, der Auszubildende braucht 35. Wenn Ihr System das nicht weiß, plant es entweder für den Meister zu großzügig oder für den Azubi zu knapp.

Schritt 4: Eingelagerte Räder vorbereiten

Bei Einlagerungskunden kostet nicht der Wechsel die Zeit, sondern das Suchen. Wer morgens erst im Lager nach den Rädern für den 9-Uhr-Termin sucht, ist um 10 Uhr schon hinter dem Plan.

• Am Vortag bereitstellen. Die Terminliste von morgen ist die Packliste für heute Nachmittag.
• Lagerplatz am Termin vermerken. Steht die Regalnummer im Termin, muss niemand nachschlagen.
• Profil beim Einlagern prüfen. Gesetzlich reichen 1,6 Millimeter, für Winterreifen empfehlen Automobilclubs mindestens vier. Wer das beim Einlagern notiert, kann neue Reifen schon vor dem Termin bestellen.

Schritt 5: Das Telefon entlasten

In der Spitze ist jedes Telefonat eine Unterbrechung an der Bühne. Ein Anruf für eine Terminvereinbarung dauert schnell drei bis fünf Minuten, mit Rückfragen zu Reifengröße und Kennzeichen. Bei 40 Anrufen am Tag sind das zwei bis drei Stunden, die niemand schraubt.

Eine Buchungsseite nimmt den Großteil dieser Anrufe ab: Die Kundschaft sieht die freien Zeiten selbst, wählt die passende Leistung und bekommt die Bestätigung sofort. Wichtig ist, dass der Link dort steht, wo gesucht wird: im Google-Unternehmensprofil, auf der Website ganz oben und als Ansage auf dem Anrufbeantworter.

Eine Erinnerung am Vortag senkt die Zahl der Kunden, die nicht erscheinen. In der Saison ist ein leerer Platz besonders teuer, weil Sie ihn nicht kurzfristig nachbesetzen können, wenn niemand davon weiß. Mehr dazu im Artikel No-Shows reduzieren.

Was Sie Ihren Kunden sagen sollten

Kunden buchen früher, wenn sie einen Grund dafür haben. Drei Sätze wirken zuverlässig, weil sie stimmen:

• „Wer jetzt bucht, bekommt seinen Wunschtermin. Nach dem ersten Frost sind es zwei Wochen Wartezeit.“
• „Seit Oktober 2024 zählen nur noch Reifen mit Schneeflocken-Symbol als Winterreifen. Wir prüfen das beim Wechsel.“
• „Ihre Räder liegen bei uns bereit. Sie müssen nur noch einen Termin wählen.“

Checkliste für die nächste Saison

• Sechs Wochen vorher: Kapazität ausrechnen, Bühnen für Räder festlegen, Leistungen mit Dauern anlegen.
• Vier Wochen vorher: Termine freigeben, Einlagerungskunden anschreiben.
• Drei Wochen vorher: Buchungslink im Google-Profil, auf der Website und auf dem Anrufbeantworter.
• In der Saison, täglich: Räder für morgen bereitstellen, Erinnerungen laufen lassen.
• Nach der Saison: Wie viele Wechsel, wie viele davon online gebucht, wie viele nicht erschienen. Das ist die Grundlage für die nächste Planung.

In ServiceTerminPro legen Sie die Hebebühne als Ressource an, damit kein Platz doppelt vergeben wird, und hinterlegen je Mechaniker eine eigene Dauer. Kennzeichen, Fahrzeug und Notizen wie den Lagerplatz führen Sie in der Fahrzeugakte des Kunden und ordnen das Fahrzeug beim Annehmen des Termins zu. Wie das für Werkstätten im Einzelnen aussieht, steht auf der Seite Online-Terminbuchung für KFZ-Werkstätten.