Für Tierarztpraxen
Die Rezeption telefoniert Impftermine durch, während im Wartezimmer ein Hund mit Schnittwunde sitzt. Geben Sie die planbaren Termine online ab — damit das Telefon für die Fälle frei ist, die nicht warten können.
Keine Kreditkarte · Monatlich kündbar · Server in Deutschland
Eine Tierarztpraxis hat zwei Sorten Termine. Die einen sind planbar: Impfung, Jahrescheck, Fäden ziehen, Kontrolle nach der OP. Die anderen kommen ohne Vorwarnung. Ein Online-Buchungssystem sollte die erste Sorte vollständig übernehmen und die zweite nicht stören. Wer beides vermischt, hat am Ende einen voll gebuchten Vormittag und keinen Platz für den Notfall.
Der zweite Engpass sind Räume. Zwei Tierärztinnen können gleichzeitig impfen, aber nicht gleichzeitig im einzigen OP-Raum kastrieren. In ServiceTerminPro legen Sie OP, Röntgen oder Behandlungsraum unter Räume & Geräte an und ordnen sie den Leistungen zu, die sie brauchen. Die Belegung wird über alle diese Leistungen und alle Ärztinnen gezählt.
Was das System nicht ist: eine Praxissoftware. Patientenakte, Befunde, Medikamente und die Abrechnung nach GOT bleiben in Ihrem Praxisprogramm. Weiter unten steht genau, wo die Grenzen liegen.
Jede Leistung bekommt eine eigene Dauer und eigene Pufferzeiten. Diese hier sind typisch für Tierarztpraxen:
Nicht die Funktionsliste, sondern der Ablauf.
Ein Katzenhalter merkt beim Blick in den Impfpass, dass die Impfung fällig ist. Er bucht „Impfung Katze“ für Mittwoch um 10:15. In die Bemerkungen schreibt er Name und Alter der Katze.
Die Rezeption öffnet den Kalender. Die Impfungen und Kontrollen sind online gebucht, die OP-Termine hat das Team intern eingetragen. Der Vormittag hat bewusst Lücken: Akutfälle werden nicht online angeboten.
Ein Hund mit Lahmheit wird telefonisch angekündigt. Die Rezeption trägt intern eine „Akutsprechstunde“ ein. Diese Leistung ist nicht online buchbar und erscheint nur im internen Kalender.
Die erste Kastration beginnt. Der OP-Raum ist bis 10:30 belegt. Eine Zahnsanierung, die denselben Raum braucht, ist für diese Zeit nicht buchbar — auch nicht bei der Kollegin, die gerade frei wäre.
Nach dem Vorgespräch hängt die Tierärztin die unterschriebene Einverständniserklärung als PDF an den OP-Termin der nächsten Woche. Am OP-Tag liegt sie im Termin.
Eine Halterin hat gestern Abend über den Link in der Erinnerungs-E-Mail abgesagt. Der Platz war sofort wieder online und ist inzwischen von einem Kaninchenhalter belegt.
Die Rezeption hat heute deutlich weniger Impftermine am Telefon vergeben. Zeit, die bei den Akutfällen und an der Theke gefehlt hätte.
Die Technik ist in einer Stunde fertig. Diese Entscheidungen entscheiden, ob es danach trägt.
Gehen Sie unter Mein Betrieb → Leistungen Ihre Terminarten durch. Alles mit fester Dauer und ohne Vorab-Einschätzung — Impfung, Jahrescheck, Fäden ziehen, Nachkontrolle — wird online buchbar. Operationen, Zahnsanierung und alles mit unklarem Befund setzen Sie auf „nicht online buchbar“. Für die OP bieten Sie online stattdessen ein Vorgespräch an.
Eigene Notfall-Slots, die nur kurzfristig buchbar sind, gibt es nicht. Die Mindestvorlaufzeit unter Online-Buchung → Buchungsregeln gilt für alle Leistungen gleich. Praktikabel ist: Akutfälle laufen über das Telefon, und Sie bieten online nur so viele Leistungen an, dass Luft bleibt. Wer eine Ärztin ganz für Akutfälle frei halten will, ordnet ihr im Team nur Leistungen zu, die nicht online buchbar sind — dann bietet die Buchungsseite bei ihr nichts an.
Unter Mein Betrieb → Räume & Geräte legen Sie jeden knappen Raum mit seiner Anzahl an — „OP“ mit 1, „Behandlungsraum“ mit 3 — und haken die Leistungen an, die ihn brauchen. Die Zählung gilt auch für intern eingetragene Termine. Räume & Geräte sind ab dem Professional-Paket enthalten.
Bei jeder Leistung tragen Sie einen Puffer vorher und nachher ein. Zehn Minuten nach der Impfung für Dokumentation, zwanzig nach der OP für Aufwachen und Reinigung. Der Puffer belegt die Ärztin, wird dem Halter aber nicht als Termindauer angezeigt.
Ein Feld für Tierart oder Tiername gibt es nicht. Schreiben Sie in die Leistungsbeschreibung, was Sie brauchen: „Bitte Tierart, Name und Alter in die Bemerkungen“. Unter Online-Buchung → Buchungslink & Einbinden holen Sie sich den Link für Website und Google-Profil.
Rechenbeispiel für eine Kleintierpraxis mit zwei Tierärztinnen. Die Werte sind Annahmen zur Veranschaulichung, nicht gemessen. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.
| Telefonische Terminvereinbarungen pro Tag | 30 |
| Davon planbare Termine (Impfung, Kontrolle …) | 60 % |
| Durchschnittliche Gesprächsdauer | 3 Min. |
| Telefonzeit für planbare Termine pro Tag | 54 Min. |
| Wenn die Hälfte davon online bucht | 27 Min. pro Tag |
| Pro Monat (21 Praxistage) | ca. 9,5 Std. |
Gut neun Stunden Rezeptionszeit im Monat, die bei Akutfällen, an der Theke und bei Rückfragen fehlen. Dazu kommt, was Erinnerungen an vergessenen Impfterminen retten. Dagegen stehen 59 Euro im Monat für das Professional-Paket mit SMS-Erinnerung und OP als Ressource.
Feste Monatsgebühr, keine Provision pro Buchung, kein Aufpreis pro Mitarbeiter innerhalb des Pakets. Alle Preise sind Endpreise, es fällt keine Umsatzsteuer an (Kleinunternehmerregelung).
pro Monat · 23 € im Jahresabo
pro Monat · 47 € im Jahresabo
Damit Sie es vor dem Testen wissen und nicht danach.
Notfälle laufen weiter über das Telefon. Legen Sie eine „Akutsprechstunde“ als Leistung an und stellen Sie sie auf „nicht online buchbar“; dann kann nur Ihr Team sie eintragen. Online-Notfall-Slots mit kürzerer Vorlaufzeit als der Rest gibt es nicht, die Mindestvorlaufzeit gilt für alle Leistungen.
Ja. Legen Sie den OP unter Räume & Geräte mit der Anzahl 1 an und ordnen Sie alle Leistungen zu, die ihn brauchen. Das System prüft die Belegung über alle diese Leistungen und alle Tierärztinnen hinweg, auch bei intern eingetragenen Terminen. Diese Funktion gehört zum Professional-Paket.
Nein. Bei der Buchung werden Name, E-Mail und optional Telefon erfasst. Tierart, Name und Hinweise schreibt der Halter in die Bemerkungen. Was dauerhaft gilt, tragen Sie in die internen Notizen beim Kunden ein. Eine Patientenakte ersetzt das nicht.
Ja. Jede Impfung oder jedes Paket wird eine eigene Leistung mit Dauer, Puffer, Preis und Beschreibung. Ob Preise auf der Buchungsseite erscheinen, schalten Sie unter Online-Buchung → Buchungsregeln ein oder aus.
Das entscheiden Sie. Mit automatischer Bestätigung ist der Termin sofort fest. Mit manueller Freigabe steht er erst als „ausstehend“ im Kalender, bis die Rezeption ihn bestätigt. Wird er bis zum Terminbeginn nicht bestätigt, verfällt die Anfrage. Die Einstellung gilt für den ganzen Betrieb.
Sie bekommen nach der Buchung eine Bestätigung per E-Mail mit Link ins Kundenportal. Dort sehen sie ihre Termine und können bis zur von Ihnen festgelegten Stornierungsfrist absagen oder, wenn Sie es erlauben, umbuchen.
Bei fünf Personen im Kalender reicht der Starter nicht, er geht bis drei Mitarbeiter. Professional kostet 59 Euro im Monat und umfasst bis zehn Mitarbeiter, drei Standorte, SMS und Räume & Geräte. Keine Provision pro Buchung, die ersten 14 Tage sind kostenlos.
Auf Servern in Deutschland. Gespeichert werden Termin- und Kontaktdaten der Halter, keine Befunde. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag steht bereit. Für die medizinische Dokumentation bleibt Ihr Praxisprogramm zuständig.
14 Tage alle Professional-Funktionen, ohne Kreditkarte. Haben Sie eine Website, übernimmt der Einrichtungs-Assistent Leistungen und Öffnungszeiten daraus.
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