Für Handwerksbetriebe
Sie stehen auf der Leiter, das Handy klingelt, und der Anrufer will nur einen Termin für die Heizungswartung. Geben Sie solche Termine online ab — mit genug Luft dazwischen, damit Ihr Monteur auch zum nächsten Kunden kommt.
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Im Handwerk findet der Termin selten im eigenen Betrieb statt. Zwischen zwei Einsätzen liegt eine Fahrt, und die steht in keinem normalen Buchungskalender. Wer Wartungstermine im Stundentakt online vergibt, ohne die Anfahrt mitzurechnen, schickt seine Leute jeden Tag in die Verspätung.
ServiceTerminPro löst das mit Pufferzeiten pro Leistung. Eine Heizungswartung dauert beim Kunden 60 Minuten, dazu kommen 30 Minuten „Puffer nachher“ für Aufräumen und Weiterfahren. Der Kunde sieht 60 Minuten, Ihr Monteur ist 90 Minuten verplant. Der Puffer ist ein fester Wert, den Sie pro Leistung wählen — er berechnet sich nicht aus der Entfernung.
Was es nicht ist: eine Handwerkersoftware. Angebote, Aufmaß, Rechnungen, Material und Routenplanung bleiben in Ihrem bisherigen Programm. Das steht weiter unten genau, damit Sie es vor dem Test wissen.
Jede Leistung bekommt eine eigene Dauer und eigene Pufferzeiten. Diese hier sind typisch für Handwerksbetriebe:
Nicht die Funktionsliste, sondern der Ablauf.
Eine Kundin bucht eine Thermenwartung für Dienstag 10 Uhr. In die Bemerkungen schreibt sie Adresse, Klingelschild und „Gerät im Dachboden“. Weil Sie die manuelle Freigabe eingestellt haben, steht der Termin erst einmal als ausstehend im Kalender.
Im Büro gehen Sie die Anfragen durch. Die Adresse liegt im Einzugsgebiet, Sie bestätigen. Die Kundin bekommt ihre Bestätigung per E-Mail. Eine zweite Anfrage liegt 80 Kilometer entfernt. Sie stornieren sie und rufen kurz an.
Ihr Monteur sieht seine Termine im Handy-Kalender, weil er den Kalender-Feed abonniert hat. Nach jedem Einsatz ist eine halbe Stunde frei — der Puffer aus der Leistung.
Die Kundin ist zu Hause. Sie hatte gestern eine Erinnerungs-E-Mail bekommen und heute um 8 Uhr eine kurze zweite Erinnerung.
Der Monteur fotografiert das Typenschild und einen korrodierten Anschluss und hängt beide Fotos an den Termin. Wer das Angebot schreibt, hat die Bilder im Büro.
Ein Monteur fällt für den Rest der Woche aus. Sie tragen ihn als krank ein. Der Ausfall-Assistent zeigt die betroffenen Termine und lässt sie gesammelt auf einen Kollegen umbuchen oder absagen; die Kunden bekommen eine E-Mail.
Heute hat das Telefon für Termine kaum geklingelt. Die Anrufe, die kamen, waren echte Rückfragen.
Die Technik ist in einer Stunde fertig. Diese Entscheidungen entscheiden, ob es danach trägt.
Unter Mein Betrieb → Leistungen tragen Sie die reine Arbeitszeit beim Kunden als Dauer ein und die Fahrt als „Puffer nachher“. Nehmen Sie die typische Fahrzeit in Ihrem Gebiet, nicht die kürzeste. Wer im Stadtgebiet arbeitet, kommt mit 20 Minuten aus, auf dem Land eher mit 40. Der Puffer gilt für jede Buchung dieser Leistung gleich.
Wartung, E-Check, Rauchmelder-Prüfung und eine Besichtigung mit fester Dauer eignen sich. Reparaturen mit unklarem Umfang und alles, was ein Angebot braucht, setzen Sie auf „nicht online buchbar“. Online bieten Sie stattdessen eine Besichtigung an — die eigentliche Arbeit planen Sie danach selbst ein.
Unter Online-Buchung → Buchungsregeln wählen Sie „Manuelle Freigabe“. So prüfen Sie Adresse und Anliegen, bevor jemand losfährt. Die Einstellung gilt für alle Leistungen. Setzen Sie dort auch eine Mindestvorlaufzeit, etwa 24 Stunden, damit niemand für heute Nachmittag bucht.
Die Buchungsseite fragt Name, E-Mail, Telefon und Bemerkungen ab, aber keine Adresse in einem eigenen Feld. Schreiben Sie deshalb in jede Leistungsbeschreibung: „Bitte Einsatzadresse in die Bemerkungen.“ Unter Online-Buchung → Kundenmitteilungen stellen Sie ein, wann die Erinnerungen rausgehen.
Buchbar ist innerhalb der Öffnungszeiten, die Sie unter Mein Betrieb → Öffnungszeiten & Standorte festlegen. Unter Mein Betrieb → Team ordnen Sie jedem Monteur seine Leistungen zu. Feste Tage auf einer Großbaustelle tragen Sie unter Urlaub & Abwesenheiten als Sperrzeit ein, dann bietet die Buchungsseite an diesen Tagen bei ihm nichts an.
Rechenbeispiel für einen Betrieb mit drei Monteuren. Die Zahlen sind Annahmen zur Veranschaulichung, keine Messwerte. Setzen Sie Ihre eigenen ein.
| Terminanrufe pro Tag im Betrieb | 12 |
| Durchschnittliche Gesprächsdauer | 4 Min. |
| Telefonzeit pro Tag | 48 Min. |
| Unterbrochene Arbeit, grob geschätzt | + 30 Min. |
| Wenn ein Drittel der Termine online gebucht wird | ca. 26 Min. pro Tag |
| Pro Monat (21 Arbeitstage) | ca. 9 Std. |
Neun Stunden im Monat sind mehr als ein Arbeitstag, der statt am Telefon beim Kunden verbracht wird. Dazu kommen Fahrten zu verschlossenen Türen, die eine Erinnerung am Morgen verhindert. Dagegen stehen 29 Euro im Monat für den Starter bis drei Mitarbeiter, mit SMS 59 Euro für Professional.
Feste Monatsgebühr, keine Provision pro Buchung, kein Aufpreis pro Mitarbeiter innerhalb des Pakets. Alle Preise sind Endpreise, es fällt keine Umsatzsteuer an (Kleinunternehmerregelung).
pro Monat · 23 € im Jahresabo
pro Monat · 47 € im Jahresabo
Damit Sie es vor dem Testen wissen und nicht danach.
Ja, über den Puffer bei jeder Leistung. Tragen Sie zum Beispiel 30 Minuten „Puffer nachher“ ein, ist der Mitarbeiter nach jedem Einsatz dieser Leistung 30 Minuten länger verplant. Der Wert ist fest pro Leistung. Eine Berechnung nach Entfernung oder eine Routenplanung gibt es nicht.
Das stellen Sie unter Online-Buchung → Buchungsregeln ein. Mit automatischer Bestätigung ist jede Buchung sofort fest. Mit manueller Freigabe steht sie zunächst als „ausstehend“ im Kalender, bis Sie bestätigen. Die Einstellung gilt für den ganzen Betrieb, nicht pro Standort oder Leistung.
Über das Feld „Bemerkungen“ bei der Buchung. Ein eigenes Adressfeld gibt es nicht. Bitten Sie in der Leistungsbeschreibung ausdrücklich um die Einsatzadresse. Bei Stammkunden können Sie sie zusätzlich in die internen Notizen eintragen.
Davon raten wir ab. Die Mindestvorlaufzeit gilt für alle Leistungen gleich, kurzfristige Notdienst-Slots lassen sich also nicht getrennt einrichten. Notdienst gehört ans Telefon. Online-Buchung ist für planbare Termine gedacht.
Ja. Am Termin lassen sich Bilder und PDF-Dateien bis 10 MB hochladen, etwa das Typenschild oder ein Schaden. Sie sind für Ihr Team sichtbar, nicht für den Kunden.
Sagt der Kunde über den Link in der Bestätigungs- oder Erinnerungs-E-Mail ab, ist die Zeit sofort wieder buchbar. Bis wann das geht, legen Sie mit der Stornierungsfrist fest. Danach ist eine Absage nur noch telefonisch möglich.
Der Starter für 29 Euro im Monat reicht bis drei Mitarbeiter und erinnert per E-Mail. Mit fünf Monteuren brauchen Sie Professional für 59 Euro im Monat, bis zehn Mitarbeiter und mit SMS-Erinnerung. Keine Provision pro Buchung, die ersten 14 Tage sind kostenlos.
Ja. Unter Mein Betrieb → Daten importieren laden Sie eine Excel- oder CSV-Datei mit Ihren Kunden hoch, auf Wunsch auch bereits vereinbarte Termine. Vor dem Import sehen Sie eine Vorschau und ordnen die Spalten zu.
14 Tage alle Professional-Funktionen, ohne Kreditkarte. Haben Sie eine Website, übernimmt der Einrichtungs-Assistent Leistungen und Öffnungszeiten daraus.
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