Für Physiotherapiepraxen
Zwischen 7:30 und 8:00 Uhr ruft die halbe Stadt an, während Ihre Rezeption die ersten Patienten empfängt. Nicht jeder Termin gehört in die Online-Buchung — aber viele.
Keine Kreditkarte · Monatlich kündbar · Server in Deutschland
Physiotherapiepraxen haben ein Terminproblem, das sich von dem eines Friseursalons grundlegend unterscheidet. Ein großer Teil der Termine kommt nicht einzeln, sondern als Serie: sechs Mal Krankengymnastik auf Verordnung, zweimal pro Woche, möglichst beim selben Therapeuten. Diese Serien plant die Rezeption mit dem Patienten am Tresen. Eine öffentliche Buchungsseite, auf der jeder beliebige Leistungen bucht, passt dazu nicht.
Gleichzeitig gibt es Termine, die sich gut online vergeben lassen: der erste Befundtermin, Selbstzahler-Leistungen wie Massage oder Sportphysiotherapie, Präventionsangebote. Gerade diese Anfragen kommen oft abends, wenn niemand ans Telefon geht.
ServiceTerminPro trennt beides über eine Einstellung pro Leistung: online buchbar oder nur intern buchbar. Diese Seite beschreibt, wie das in einem Praxisalltag aussieht. Ebenso deutlich steht weiter unten, was fehlt: ServiceTerminPro ist keine Praxissoftware, rechnet nicht mit Krankenkassen ab und verwaltet keine Verordnungen.
Jede Leistung bekommt eine eigene Dauer und eigene Pufferzeiten. Diese hier sind typisch für Physiotherapiepraxen:
Nicht die Funktionsliste, sondern der Ablauf.
Eine Läuferin mit Knieschmerzen sucht abends nach Sportphysiotherapie. Sie bucht über Ihre Buchungsseite einen Erstbefund als Selbstzahlerin für Dienstag. Krankengymnastik auf Verordnung sieht sie dort nicht, weil diese Leistung nur intern buchbar ist.
Die Rezeption öffnet den Kalender. Er zeigt den Tag je Therapeut in eigener Farbe, die Online-Buchungen von gestern Abend sind schon drin.
Ein Patient bringt eine Verordnung über sechs Behandlungen. Die Rezeption legt den ersten Termin an und dann im Termin über „Folge-Termin anlegen“ die nächsten fünf. Der Patient ist jeweils schon ausgewählt, die Rezeption wählt nur noch Leistung, Therapeut und Zeit.
Die Erinnerungen für den Tag sind raus, die zweite ein bis drei Stunden vor dem Termin per SMS. Ein Patient sagt über den Link ab. Der Platz ist sofort wieder frei, die Rezeption vergibt ihn an jemanden, der am Telefon auf einen früheren Termin wartet.
Ein Therapeut meldet sich für zwei Tage krank. Die Rezeption trägt die Abwesenheit ein. Der Ausfall-Assistent zeigt alle betroffenen Termine, schlägt nur Kollegen vor, die die jeweilige Leistung auch anbieten, und informiert die Patienten über die Umbuchung oder Absage per E-Mail.
Ein Patient erscheint nicht. Der Termin wird auf „Nicht erschienen“ gesetzt. Beim nächsten Anruf steht in der Patientenakte, wie oft das schon vorkam.
Die Praxis schließt. Die Selbstzahler-Termine für die nächste Woche sind zum großen Teil online gebucht, ohne dass morgens jemand dafür am Telefon saß.
Die Technik ist in einer Stunde fertig. Diese Entscheidungen entscheiden, ob es danach trägt.
Gehen Sie unter Mein Betrieb → Leistungen jede Behandlung durch und fragen Sie: Kann ein Patient das ohne Rückfrage selbst buchen? Erstbefund, Selbstzahler-Massage, Rückencheck: ja. Krankengymnastik oder Manuelle Therapie auf Verordnung: besser „nur intern buchbar“, damit die Rezeption Verordnung und Termin zusammen sieht.
Legen Sie Dauern so an, wie Sie sie planen, etwa 20 oder 25 Minuten für Krankengymnastik. Die Zeit für Dokumentation oder Raumwechsel tragen Sie als Puffer nach der Leistung ein. Die Dauer gilt für alle Therapeuten gleich; eine abweichende Dauer pro Person ist derzeit nicht einstellbar.
Unter Mein Betrieb → Team hinterlegen Sie für jeden Therapeuten, welche Leistungen er anbietet. Wer keine Zulassung für Manuelle Therapie oder Lymphdrainage hat, bekommt diese Termine weder online noch im Ausfall-Assistenten vorgeschlagen. Urlaub und Fortbildungen tragen Sie unter Urlaub & Abwesenheiten ein.
Gibt es nur eine Kabine für Elektrotherapie oder einen Raum mit Gerätepark, legen Sie sie unter Mein Betrieb → Räume & Geräte mit ihrer Anzahl an und ordnen Sie die passenden Leistungen zu. Die Belegung wird über alle diese Leistungen gezählt. Das gibt es ab dem Professional-Paket.
Unter Online-Buchung → Buchungsregeln legen Sie die Stornierungsfrist fest, zum Beispiel 24 Stunden, und eine Mindestvorlaufzeit. Möchten Sie jede Online-Anfrage vorher sehen, wählen Sie die manuelle Freigabe; eine nicht bestätigte Anfrage verfällt zum Terminbeginn. Unter Online-Buchung → Kundenmitteilungen stellen Sie die Erinnerungszeitpunkte ein und wählen bei den E-Mail-Texten die förmliche Anrede, unter Online-Buchung → Buchungslink & Einbinden den Code für Ihre Praxis-Website.
Rechenbeispiel für eine Praxis mit vier Therapeuten. Wir nehmen fünf unentschuldigte Ausfälle pro Woche an und einen Erlös von 30 Euro pro Behandlung. Beides sind Annahmen, keine Messwerte und keine Kassensätze — setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.
| Ausfälle ohne Absage pro Woche | 5 |
| Angenommener Erlös pro Behandlung | 30 € |
| Entgangener Erlös pro Woche | 150 € |
| Entgangener Erlös pro Monat (4,3 Wochen) | ca. 645 € |
| Annahme: Ausfälle, die dank Erinnerung rechtzeitig abgesagt und neu vergeben werden | 2 von 5 |
| Zurückgewonnen pro Monat | ca. 258 € |
Ob es zwei von fünf sind oder einer, hängt von Ihren Patienten ab. Schon ein zurückgewonnener Termin pro Woche liegt mit rund 130 Euro im Monat über den 59 Euro für das Professional-Paket mit SMS-Erinnerung. Wichtig ist, die Ausfälle einige Wochen lang konsequent als „Nicht erschienen“ zu markieren — dann wissen Sie, ob die Annahme für Ihre Praxis stimmt.
Feste Monatsgebühr, keine Provision pro Buchung, kein Aufpreis pro Mitarbeiter innerhalb des Pakets. Alle Preise sind Endpreise, es fällt keine Umsatzsteuer an (Kleinunternehmerregelung).
pro Monat · 23 € im Jahresabo
pro Monat · 47 € im Jahresabo
Damit Sie es vor dem Testen wissen und nicht danach.
Das entscheiden Sie pro Leistung. Viele Praxen stellen verordnete Behandlungen auf „nur intern buchbar“ und bieten online den Erstbefund und Selbstzahler-Leistungen an. So sieht die Rezeption bei jedem Verordnungstermin auch die Verordnung, und die Online-Buchung nimmt trotzdem einen Teil der Anrufe ab.
Sie legen den ersten Termin an und erzeugen die weiteren über „Folge-Termin anlegen“ im geöffneten Termin. Der Patient ist jeweils schon ausgewählt. Eine automatische Wiederholung, die sechs Termine in einem Schritt anlegt, gibt es derzeit nicht.
Nein. Es gibt keine Heilmittelabrechnung, keine Zuzahlungsverwaltung und keine Anbindung an Abrechnungszentren. ServiceTerminPro ist ein Buchungs- und Terminsystem, das neben Ihrer Praxissoftware läuft, nicht an ihrer Stelle.
Ja, wenn Sie die Mitarbeiterwahl in den Buchungsregeln einschalten. Angeboten werden nur Therapeuten, die die gewählte Leistung anbieten. Ohne Wahl verteilt das System nach Verfügbarkeit.
Sie tragen die Abwesenheit ein. Ab dann werden für ihn keine neuen Termine mehr angeboten. Für bereits gebuchte Termine öffnen Sie den Ausfall-Assistenten: Er zeigt die betroffenen Termine, lässt Sie je Termin eine qualifizierte Vertretung wählen oder absagen und benachrichtigt die Patienten per E-Mail.
Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, getrennt pro Praxis. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil des Vertragsabschlusses, Logins lassen sich mit Zwei-Faktor-Anmeldung absichern. Bei der Online-Buchung werden Name, E-Mail, Telefon und eine freiwillige Notiz abgefragt, keine Diagnose. Medizinische Angaben sollten in Ihrer Praxissoftware bleiben.
Ja. Unter „Buchungslink & Einbinden“ finden Sie den Link zu Ihrer Buchungsseite, einen Code zum Einbetten und einen „Termin buchen“-Knopf zum Kopieren. Den Link sollten Sie auch im Google-Unternehmensprofil eintragen, dort suchen viele Patienten zuerst.
Professional kostet 59 Euro im Monat, im Jahresabo 47 Euro. Darin sind bis zu zehn Mitarbeiter, drei Standorte, SMS-Erinnerungen und die Verwaltung von Räumen und Geräten enthalten. Der Starter für 29 Euro reicht nur bis drei Mitarbeiter. Die ersten 14 Tage sind kostenlos und ohne Kreditkarte.
14 Tage alle Professional-Funktionen, ohne Kreditkarte. Haben Sie eine Website, übernimmt der Einrichtungs-Assistent Leistungen und Öffnungszeiten daraus.
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