Für KFZ-Werkstätten
Zwei Wochen im Frühjahr und zwei im Herbst klingelt das Telefon durch, während Sie unter einem Auto liegen. Online-Buchung nimmt Ihnen genau diese Anrufe ab — und vergibt nur so viele Termine, wie Ihre Hebebühnen hergeben.
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Werkstätten haben ein Terminproblem, das sich von dem eines Friseursalons unterscheidet. Der Engpass ist nicht die Person, sondern der Platz. Drei Mechaniker und zwei Hebebühnen bedeuten: zwei Autos gleichzeitig, nicht drei. Ein Buchungssystem, das nur Mitarbeiter zählt, vergibt Ihnen Termine, die Sie nicht halten können.
Dazu kommt die Saisonspitze. In den Wochen des Reifenwechsels verdoppelt sich das Anrufvolumen, und zwar genau dann, wenn alle Hände gebraucht werden. Wer in dieser Zeit ans Telefon geht, verliert Werkstattzeit. Wer nicht hingeht, verliert Aufträge.
Diese Seite beschreibt, wie ServiceTerminPro damit umgeht, welche Werkstattdaten es führt und — weiter unten — welche Dinge es ausdrücklich nicht kann. Eine Werkstattsoftware mit Lager und Rechnungswesen ist es nicht.
Jede Leistung bekommt eine eigene Dauer und eigene Pufferzeiten. Diese hier sind typisch für KFZ-Werkstätten:
Nicht die Funktionsliste, sondern der Ablauf.
Ein Kunde merkt abends auf dem Sofa, dass die HU nächsten Monat fällig ist. Er bucht über Ihre Buchungsseite einen Termin für Donnerstag, 8 Uhr. Sie schlafen.
Sie öffnen den Kalender und sehen den Tag als Zeitschiene: welcher Mechaniker, welches Fahrzeug, welche Leistung. Nichts davon musste jemand abtippen.
Der erste Kunde bringt sein Auto. Sie öffnen die Kundenakte, sehen das Fahrzeug mit Kennzeichen, letztem Kilometerstand und der Notiz vom letzten Besuch.
Das System hat am Vorabend automatisch die Erinnerungen für morgen verschickt. Ein Kunde hat daraufhin über den Link in der Erinnerungs-E-Mail abgesagt — der Platz ist seit 22 Uhr wieder online buchbar und inzwischen neu belegt.
Ein Mechaniker meldet sich krank. Statt zwölf Kunden einzeln anzurufen, sperren Sie ihn für den Tag. Der Ausfall-Assistent zeigt die betroffenen Termine und schlägt Alternativen beim Kollegen vor.
Ein Kunde kommt nicht. Sie setzen den Termin auf „Nicht erschienen". Beim nächsten Anruf dieser Person steht die Zahl in der Kundenakte — Sie entscheiden dann, ob Sie den Wunschtermin vergeben.
Sie gehen. Das Telefon hat dreimal geklingelt statt dreißigmal, und Donnerstag ist voll.
Die Technik ist in einer Stunde fertig. Diese Entscheidungen entscheiden, ob es danach trägt.
Nehmen Sie Ihre acht häufigsten Arbeiten und notieren Sie, wie lange sie an einem normalen Tag dauern — nicht die Bestzeit. Ein Reifenwechsel, der meistens 40 Minuten braucht, wird mit 40 eingetragen. Zu knappe Dauern sind der häufigste Grund, warum Werkstätten die Buchungsseite nach drei Wochen wieder abschalten.
Zählen Sie Ihre Hebebühnen und legen Sie sie als Ressource mit der tatsächlichen Anzahl an. Verknüpfen Sie dann jede Leistung, die eine Bühne braucht. Erst damit entspricht die Zahl der angebotenen Termine Ihrer realen Kapazität. Ohne diesen Schritt rechnet das System nur mit Mitarbeitern.
Unfallschäden, unklare Geräusche und alles mit offenem Ausgang gehören nicht in die Online-Buchung. Legen Sie dafür einen Besichtigungstermin mit 20 Minuten an. Die Reparatur selbst planen Sie danach intern. Reifenwechsel, Ölwechsel, HU-Vorbereitung und Klimaservice sind dagegen gut kalkulierbar.
Eine Mindest-Vorlaufzeit von drei bis vier Stunden verhindert, dass jemand um 7:55 für 8:00 bucht. Beim Buchungshorizont gilt: Je weiter im Voraus, desto mehr Ausfälle. Für die Reifensaison lohnt es, früh zu öffnen und dafür eine Bestätigung eine Woche vorher einzuplanen.
Der wichtigste Ort ist Ihr Google-Unternehmensprofil, nicht Ihre Website. Die meisten Menschen suchen „Werkstatt" plus Ort und landen direkt im Google-Eintrag. Dort gibt es ein Feld für einen Terminlink. Zweitwichtigster Ort: die Warteschleife Ihres Telefons.
Rechenbeispiel für eine Werkstatt mit drei Mechanikern in den vier Saisonwochen. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein — die Werte hier sind nicht gemessen, sondern Annahmen.
| Terminanrufe pro Tag in der Saison | 25 |
| Durchschnittliche Gesprächsdauer | 3 Min. |
| Telefonzeit pro Tag | 75 Min. |
| Unterbrochene Arbeit, grob geschätzt | + 30 Min. |
| Verlorene Werkstattzeit pro Tag | ca. 1,75 Std. |
| In 20 Saisontagen | ca. 35 Std. |
Das sind rund vier Arbeitstage, die in den Saisonwochen am Telefon statt an der Bühne vergehen. Selbst wenn nur die Hälfte der Anrufe auf Online-Buchung umsteigt, bleiben zwei Tage Werkstattzeit. Dagegen stehen 59 Euro im Monat für das Professional-Paket mit Ressourcenverwaltung.
Feste Monatsgebühr, keine Provision pro Buchung, kein Aufpreis pro Mitarbeiter innerhalb des Pakets. Alle Preise sind Endpreise, es fällt keine Umsatzsteuer an (Kleinunternehmerregelung).
pro Monat · 23 € im Jahresabo
pro Monat · 47 € im Jahresabo
Damit Sie es vor dem Testen wissen und nicht danach.
Ja, wenn Sie die Bühnen als Ressource mit ihrer Anzahl anlegen und mit den Leistungen verknüpfen. Die Slot-Berechnung prüft dann neben Mitarbeiter und Öffnungszeit auch, ob die Ressource zu diesem Zeitpunkt noch frei ist. Die Ressourcenverwaltung ist im Professional-Paket enthalten.
Ja, wenn Sie das möchten. Sie legen fest, welcher Mitarbeiter welche Leistung ausführen darf. Auf der Buchungsseite lässt sich die Mitarbeiterwahl ein- oder ausschalten. Ohne Wahl verteilt das System nach Verfügbarkeit, was die Auslastung gleichmäßiger hält.
Ja, zweifach. Jede Leistung hat eine Standarddauer, und pro Mitarbeiter lässt sich davon abweichen. Der Reifenwechsel kann beim erfahrenen Kollegen mit 25 Minuten und beim Azubi mit 45 Minuten geplant werden. Die Buchungsseite zeigt dann je nach gewähltem Mechaniker andere Zeitfenster.
Pro Kunde können beliebig viele Fahrzeuge hinterlegt werden, mit Kennzeichen, Hersteller, Modell, Baujahr, Fahrgestellnummer, nächster HU, letztem Kilometerstand und Notizen. Ein Termin kann einem dieser Fahrzeuge zugeordnet werden. Bei der Online-Buchung wird das Fahrzeug nicht abgefragt, die Zuordnung machen Sie beim Annehmen.
Sie legen eine Sperrzeit für den Mitarbeiter an, etwa für Krankheit oder Urlaub. In dieser Zeit werden keine neuen Termine angeboten. Für bereits gebuchte Termine gibt es den Ausfall-Assistenten: Er listet die betroffenen Termine und lässt sie gebündelt auf einen anderen Mitarbeiter umbuchen oder stornieren, inklusive Benachrichtigung der Kundschaft.
Nein, dafür gibt es keine Schnittstelle. Termine können Sie als iCal-Feed in Outlook, Google Calendar oder Apple Kalender abonnieren, das funktioniert aber nur in eine Richtung zum Lesen. Wer eine echte Verbindung zu seinem Werkstattsystem braucht, ist mit einem Werkstattplaner besser beraten, der genau das mitbringt.
59 Euro im Monat im Professional-Paket, das bis zehn Mitarbeiter, drei Standorte und die Ressourcenverwaltung für Hebebühnen umfasst. Im Jahresabo sind es 47 Euro im Monat. Es gibt keine Provision pro Buchung und keinen Aufpreis pro Mitarbeiter. Das Monatsabo ist zum Ende der Periode kündbar.
Das Eintragen selbst dauert rund eine Stunde: Standort, Öffnungszeiten, Mitarbeiter, Leistungen mit Dauern, Hebebühnen als Ressource. Die Vorarbeit ist wichtiger — also die Entscheidung, welche Arbeiten online buchbar sein sollen und wie lange sie realistisch dauern. Haben Sie eine Website mit Ihren Leistungen, liest der Einrichtungs-Assistent sie aus und befüllt vor; die Dauern müssen Sie trotzdem prüfen.
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